28 listopada 2022
biznesman

Jak delegować zadania w firmie podczas wakacji?

Coś, czego przedsiębiorcy często nie biorą pod uwagę, to fakt, że potrzebujemy czasu wolnego od pracy. I to nie tylko w weekend, ale przez dłuższy czas, dwa lub trzy tygodnie, co pozwala nam odzyskać energię, motywację i spędzić czas z rodziną lub przyjaciółmi. Może to być jednak bardzo trudne do osiągnięcia, zwłaszcza w pierwszych latach działalności firmy, kiedy musimy pełnić wiele funkcji i trudno jest nam delegować zadania. Jednak gdy stajesz się najważniejszym pracownikiem firmy, możesz również stać się główną przeszkodą w jej rozwoju. Dlatego dziś chcemy przedstawić Wam 6-punktową strategię przeformułowania niektórych procesów i stworzenia bardziej wydajnych i autonomicznych zespołów roboczych. Dzięki temu można spędzić wakacje bez zmartwień, a przede wszystkim bez poczucia winy.

Krok 1. Stwórz swoją listę rzeczy do zrobienia jako właściciel firmy.

Kiedy dokonamy obliczeń, okaże się, jak wiele czasu tracimy na wysłanie faktury, przejrzenie prezentacji dla klienta lub inne zadania, które mogą być doskonale wykonane przez pracownika. Ustal, które zadania będą tymi, w których możesz wnieść wartość dodaną, np. przegląd wyników strategii biznesowej i wprowadzanie korekt wspólnie z dyrektorem ds. sprzedaży.

Krok 2. Zdefiniuj procesy dla tych zadań, które mają być delegowane.

Nie chodzi tylko o to, by powiedzieć pracownikowi, że od pewnego dnia będzie kierował określoną funkcją i będzie za nią odpowiedzialny. Należy przekazać im wszystkie informacje potrzebne do wykonywania pracy, a w tym celu należy najpierw określić jasny proces z wymiernymi wynikami.

Nie zapomnij też o nas na Szukaj Pracy, gdzie możesz wyposażyć się w cenne informacje na temat zawodów i szukania wymarzonych stanowisk.

Krok #3. Utwórz bazę wiedzy

Nawet jeśli stworzysz jasne procesy i przedstawisz je w formie szkoleń lub podręcznika, to normalne jest, że niektórzy pracownicy będą mieli wątpliwości i będą zadawać pytania. Aby tego uniknąć, do podręcznika należy dołączyć specjalne ebooki dotyczące określonego aspektu działalności, listy kontrolne i filmy wideo dostępne za pośrednictwem intranetu, platformy do pracy zespołowej, takiej jak Asana, lub aplikacji do przechowywania plików, takiej jak Dysk Google lub Dropbox.

Krok 4. Ustanowienie łańcucha odpowiedzialności

Kolejnym krokiem jest określenie, kto jest odpowiedzialny przed właścicielem biznesowym za wyniki danego procesu, a tym samym przejmie zarządzanie zaangażowanym zespołem i niezbędnymi zasobami.

Krok 5. Określenie kanałów komunikacji i terminów raportowania.

Delegowanie nie oznacza wyłączenia się z zadań, które mają być wykonane. Zdefiniuj, które wskaźniki efektywności biznesowej są najważniejsze (np. obroty i przepływy pieniężne), ustal, jak często wyniki powinny być Ci dostarczane i jakimi kanałami (np. cotygodniowe spotkanie z dyrektorami lub codzienne e-maile).

Krok #6. Wprowadzanie kwartalnych poprawek do rocznego planu strategicznego.

Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na tydzień przed wyjazdem na urlop, należy upewnić się, że w planowaniu uwzględniono najnowsze zmiany na rynku, warunki płatności klientów lub stawki dostawców.